Service & operatie · 12 november 2026 · 4 min leestijd

Nieuw merk cv-ketel of warmtepomp: wat leg je klaar vóór de eerste klus?

Door Hakan Oz, Head of Marketing/Operations

Gaan jullie een nieuw merk plaatsen? Of nemen jullie klanten over met toestellen die jullie niet kennen? Dit leg je per model klaar vóór de eerste klus: handleidingen, eisen van de fabrikant, onderdelen en een eigen werkinstructie.

Kort antwoord: maak een lijst van de modellen die je gaat plaatsen of onderhouden. Leg per model de handleidingen klaar, met de storingscodes, de instellingen en het aansluitschema. Kijk op de installateurssite van de fabrikant wat die vraagt, bijvoorbeeld bij de inbedrijfstelling of de registratie. Plan de eerste klussen met wat extra tijd en een ervaren collega als achterwacht, ook in de storingsdienst. Op de klus scant de monteur het typeplaatje met Manuel en vraagt hij naar de controles of de code van dat model. Het antwoord komt uit de handleiding, met document, versie en pagina erbij.

Jullie gaan een nieuw merk plaatsen. Of jullie nemen onderhoudscontracten over, met toestellen die jullie nog niet kennen. Je monteurs zijn ervaren, alleen niet met dit merk. Waar zit het typeplaatje? Wat betekent die code? Dan belt de monteur de fabrikant, of die ene collega die het merk kent. Of hij belt jou. Zie je een merk alleen bij het jaarlijkse onderhoud? Dan weet een jaar later niemand meer hoe het zat.

Dit leg je klaar, in deze volgorde

1. Modellen: Maak een lijst van de modellen die er staan of die jullie gaan plaatsen. Neem je contracten over? Vraag dan per adres op: merk, type, serienummer, de datum van inbedrijfstelling en de werkbon van het laatste onderhoud. Zet merk en type bij het adres in jullie planning. Komt er een storing binnen? Dan ziet kantoor wat er staat en wie er heen kan.
2. Handleidingen: Per model de installatie- of servicehandleiding en de gebruikershandleiding, van de site van de fabrikant.
3. Eisen van de fabrikant: Wie stelt het toestel in bedrijf? Moet je het registreren? Welke onderdelen mag je gebruiken?
4. Technische dienst: Het nummer en de openingstijden voor installateurs. Zet erbij wie je buiten die tijden belt als je storingsdienst hebt.
5. Onderdelen: Wat je volgens de servicehandleiding bij het onderhoud vervangt. Vraag je groothandel of die de onderdelen van dit merk kan leveren.
6. Werkinstructie: Eén korte instructie per model, met de pagina's uit de handleiding en wie je belt als je er niet uitkomt.

De volgorde is ons advies. Wat je klaarlegt als je de fabrikant belt, staat in een apart artikel.

Per model de goede handleiding

Download de handleiding die past bij de uitvoering op het typeplaatje. Neem bijvoorbeeld de Vaillant ecoTEC plus, die kennen je monteurs waarschijnlijk al. De installatie- en onderhoudshandleiding van de ecoTEC plus VHR I.. geldt volgens Vaillant alleen voor de VHR I 36CS/1-5 (N-NL). Dat staat voorin, met het artikelnummer (§2, p. 7). Vaillant vraagt daar ook dat je de handleidingen volgt van de andere onderdelen van de installatie. Leg die er dus bij.

In dezelfde handleiding staan achterin de codes, de instellingen en het aansluitschema:

• het installateursniveau (bijlage C, p. 46) en de diagnosecodes (bijlage D, p. 49);
• de foutcodes (bijlage F, p. 57);
• het aansluitschema (bijlage L, p. 75);
• een tabel met de onderhoudswerkzaamheden en hoe vaak je ze minimaal doet (bijlage M, p. 77).

Bij dit toestel kom je op het installateursniveau via MENU → INSTELLINGEN → Installateursniveau, met code 17 (§6.2, p. 19). Dat niveau is voor de installateur. Verander daar alleen iets als je weet wat het doet. Waar het installateursmenu bij warmtepompen zit, staat in het artikel over parameters.

Wat vraagt de fabrikant zelf?

Lees de voorwaarden van de fabrikant voordat je het eerste toestel plaatst of onderhoudt. Twee voorbeelden:

• Daikin Nederland stelt een Altherma-verwarmingssysteem sinds 1 augustus 2021 verplicht zelf in bedrijf. Een monteur van jullie is daar altijd bij. Heeft jullie monteur die het toestel in bedrijf stelt een technische training voor dat systeem gevolgd? Dan geldt die plicht niet. Bij andere Daikin-systemen staat op je offerte of dat ook geldt. Vraag het op tijd aan: Daikin vraagt je rekening te houden met de planningstijd.
• NIBE heeft een garantieregeling voor warmtepompen die vanaf 1 januari 2024 geleverd zijn. Volgens die regeling registreert de installateur binnen 4 weken na plaatsing de installatie- en locatiegegevens op de site van NIBE. Anders vervalt het recht op garantie. De garantie loopt 24 maanden vanaf de inbedrijfstelling. Vervang je onderdelen? Voor de garantie moeten die van NIBE komen of door NIBE goedgekeurd zijn.

Is er een reparatie onder garantie? Dan doet volgens NIBE het bedrijf dat de installatie leverde of onderhoudt, het eerste servicebezoek. Doen jullie het onderhoud? Dan kan dat jullie bedrijf zijn. Voor warmtepompen die van 2018 tot en met 2023 geleverd zijn, staat er een eerdere regeling op de installateurssite van NIBE. Vraag bij een overname dus na wanneer elk toestel geleverd en in bedrijf gesteld is. Vraag ook of het geregistreerd is.

Onderdelen en een eigen werkinstructie

Leg voor de eerste onderhoudsbeurten klaar wat de servicehandleiding voorschrijft. Vervang je onderdelen bij de ecoTEC plus VHR I 36CS/1-5? Gebruik dan alleen de nieuwe originele afdichtingen die erbij geleverd worden (§10.1, p. 30). Wat je bij de eerste storingen nodig had, leg je daarna standaard in de bus.

Schrijf per model één korte werkinstructie. Typ de handleiding niet over, maar noem het document en de pagina. Zet erin waar het typeplaatje zit, hoe je op het installateursniveau komt en wat de onderhoudsstappen zijn. Zet er ook de onderdelen bij, wat de fabrikant vraagt en wie je belt als je er niet uitkomt.

Zet die werkinstructie bij jullie eigen documenten in Manuel, voordat de eerste klus gepland staat. Op de klus vindt de monteur hem dan terug, met het document en de pagina erbij.

De eerste klussen: eerst onderhoud, dan storingen

Neem je contracten over? Plan de eerste ronde dan als onderhoud, vóór het stookseizoen en met wat extra tijd per klus. Zo leert de monteur het toestel kennen zonder dat de klant in de kou zit. Ga je het merk zelf plaatsen? Laat dan bij de eerste plaatsingen een servicemonteur meegaan. Hij is straks degene die bij de storing staat. Kent een collega het merk al? Dan gaat hij de eerste keer mee, of hij is de achterwacht. Storingen wachten niet op je planning. Zorg dus dat de werkinstructie en de achterwacht er vanaf de eerste dag zijn. Ook voor wie 's avonds en in het weekend storingsdienst heeft.

Staat het merk al bij een paar klanten in jullie bestand? Dan kijkt de monteur vooraf in Manuel, in de servicehistorie van jullie eigen bedrijf. Misschien had een collega dit type al eens. Op de klus zoekt hij het eerst zelf op. Komt hij er niet uit en kan het wachten? Dan stuurt hij zijn vraag door naar de ervaren collega. Staat de klant te wachten? Dan belt hij direct.

Leg na elke klus vast wat anders was dan bij jullie andere merken. Waar zat het typeplaatje? Welke code kwam hij tegen? Wat heeft hij vervangen en wat zei de technische dienst? Zet het op de werkbon en pas de werkinstructie aan. Dan ligt het klaar voor de volgende monteur.

Veelgestelde vragen