Service & operatie · 9 november 2026 · 4 min leestijd

Terug moeten omdat het onderdeel niet in de bus ligt: zo voorkom je het

Door Hakan Oz, Head of Marketing/Operations

De monteur stelt de diagnose, maar het onderdeel ligt niet in de bus. Hij moet morgen terug. Zo voorkom je dat: weet vooraf welk toestel er staat, zoek de onderdelen op in de handleiding en houd een vaste voorraad per merk in de bus.

Kort antwoord: zorg dat je vóór de rit weet welk toestel er staat en welke onderdelen nodig zijn. Kantoor vraagt de klant om een foto van het typeplaatje en zet merk, type, serienummer en code in de melding. Met die gegevens vraagt kantoor in Manuel wat het probleem waarschijnlijk is en welke onderdelen de monteur mee moet nemen. Het antwoord komt uit de handleiding, met de pagina erbij. In de bus ligt een vaste voorraad per merk en per soort klus. Als het toch niet in één keer lukt, bestel je het onderdeel meteen en plan je de vervolgafspraak direct in.

Je kent het. De monteur stelt de diagnose wel, maar het onderdeel ligt niet in de bus. Hij moet het bestellen en morgen weer terug. Dat is dure tijd: twee keer rijden voor één storing. In het artikel over de intake lees je welke vragen kantoor de klant stelt.

1. Toestel vooraf: Merk, type en serienummer staan in de melding: uit je eigen systeem of van een foto van het typeplaatje.
2. Onderdelen vooraf: Met merk, type en code zoek je op welke onderdelen nodig zijn. Het nummer komt uit de onderdelenlijst van die uitvoering.
3. Bus op orde: Een vaste voorraad per merk en per soort klus. Wat eruit gaat, vul je na de klus aan.
4. Toch terug?: Bestel meteen, plan de vervolgafspraak direct in en leg vast wat er nodig was.

Weet welke uitvoering er staat

Merk en type zijn niet genoeg. Het onderdeel moet passen bij de uitvoering die er staat. Die lees je af op het typeplaatje. Drie voorbeelden uit de handleidingen:

• Remeha Calenta Ace: op de typeplaat boven op de ketel staan het serienummer, de uitvoering en de gascategorie. Elke uitvoering (25ds, 28c, 35ds en 40c) heeft in de installatie- en servicehandleiding een eigen onderdelentekening.
• Vaillant ecoTEC plus VHR I..: het serienummer staat op het typeplaatje en aan de onderkant van het voorpaneel. Het 3e tot 6e cijfer is de productiedatum (jaar en week). Het 7e tot 16e cijfer is het artikelnummer van het toestel.
• Daikin Altherma 3 R W: in de modelnaam op het label van de binnenunit zie je of hij alleen verwarmt (H) of ook koelt (X), en welk model back-upverwarming erin zit.

Blijft de storing bij een Calenta Ace? Dan vraagt Remeha de bewoner om eerst de code, het type ketel, de fabricagedatum en het serienummer te noteren. Vraag daar dus ook naar.

Bepaal de onderdelen vóór de rit

Kantoor kan dit al bij de melding opzoeken. Vraag in Manuel met merk, type en code wat het probleem waarschijnlijk is en welke onderdelen de monteur mee moet nemen. Het antwoord komt uit de handleiding, met de pagina erbij. Zet die pagina in de melding. De monteur zoekt daarna het nummer op in de onderdelenlijst van die uitvoering. Vóór vertrek kijkt hij of het in de bus ligt.

Een onderdeel op de gok proberen kan ook niet altijd. Bij de Vaillant ecoTEC plus VHR I.. mag je een nieuw display of een nieuwe printplaat maar één keer gebruiken. Na het vervangen komt de toestelcode (DSN) vast in het geheugen van dat onderdeel. Als je het op de gok inbouwt, kun je het daarna niet opnieuw gebruiken.

Soms weet je bij de melding al welk onderdeel nodig is, maar het ligt niet in de bus. Bestel het dan eerst en plan de afspraak als het binnen is. Zo hoeft de monteur maar één keer te rijden. Zit de klant in de kou of zonder warm water? Dan stuur je wel meteen iemand.

Onderhoud is makkelijker voor te bereiden. De handleidingen schrijven voor wat je vervangt, en wanneer. Die onderdelen leg je dus vooraf klaar:

• Remeha Calenta Ace: de ketel geeft bij de servicemelding aan welke serviceset (A, B of C) nodig is. In die set zitten de onderdelen en pakkingen voor die beurt. Pakkingen van onderdelen die je demonteert, vervang je altijd.
• Vaillant ecoTEC plus VHR I..: elke keer dat je de branderflens opent, vervang je de afdichting en de zelfborgende moeren. De regelelektrode vervang je zo nodig, en minimaal na 5 jaar of 20.000 bedrijfsuren, wat het eerst komt.
• Nefit ProLine NxT: de pakkingen van de branderkap vervang je iedere 2 jaar.

Een vaste voorraad in de bus

Wat in de bus hoort, verschilt per bedrijf. Maak er een vaste lijst van:

• Per merk en type: kijk in je werkbonnen wat je monteurs bij die toestellen het vaakst vervangen.
• Per soort klus: voor onderhoud de sets en pakkingen uit de handleiding, voor storingen wat je zelf het vaakst nodig had.
• Aanvullen: wat eruit gaat, komt op de werkbon. Spreek af wie de bus aanvult en wanneer.
• Origineel: Remeha, Vaillant en Nefit schrijven originele onderdelen voor. Daikin schrijft onderdelen voor die Daikin zelf maakt of heeft goedgekeurd.

Toch terug? Regel het vanaf de klus

Soms ligt het onderdeel er toch niet. Regel het dan meteen:

• De monteur bestelt het onderdeel of geeft het nummer direct door aan kantoor.
• Kantoor plant de vervolgafspraak meteen in en laat de klant weten wanneer de monteur terugkomt.
• Leg vast welk toestel, welke code en welk onderdeel het was. Dan ligt het de volgende keer wel klaar, ook als een collega gaat. En na een paar maanden zie je wat er vaker in de bus moet.

Veelgestelde vragen