Service & operatie · 10 november 2026 · 4 min leestijd

Wanneer voer je een nieuwe app in? Kies in de winter, start in het voorjaar

Door Hakan Oz, Head of Marketing/Operations

Als je nu zegt dat het te druk is, schuift die nieuwe app zo door naar de volgende winter. Zo kies je het juiste moment: niet midden in het stookseizoen en niet tijdens een ERP-overstap. En wat je in de drukte al kunt voorbereiden.

Kort antwoord: start met het hele team als er tijd is voor vragen, bijvoorbeeld in het voorjaar. Start niet terwijl je overstapt naar een nieuw ERP- of werkbonsysteem. Gebruik de winter om te kiezen en voor te bereiden. Laat alvast twee monteurs proberen die er zin in hebben. Kies iets wat weinig uitleg nodig heeft: met Manuel scant de monteur op de klus het typeplaatje en stelt hij zijn vraag. Zet de startdatum nu in de agenda, anders schuift het door naar de volgende winter.

Wanneer wel en wanneer niet

Een nieuwe app kost in de eerste weken tijd. Monteurs hebben vragen, kantoor moet wennen en jij wilt bijsturen. Plan de start dus in weken waarin die tijd er is. Zo kan jouw jaar eruitzien:

Een voorbeeldplanning voor een cv- en warmtepompbedrijf, geen vaste regel. Kijk in je werkbonnen van vorig jaar welke weken bij jou rustig waren.

Doe je veel airco? Dan kan een warme zomer net zo druk zijn als de winter. Start ook niet vlak voor de vakantie. In de eerste weken wil je collega's in de buurt hebben die de vragen kunnen beantwoorden.

Waarom niet als de telefoon de hele dag gaat

Gaat bij jou de telefoon vaker als het koud wordt? En wordt je ervaren monteur dan de hele dag gebeld? Dat is geen moment om iets nieuws te leren. De monteurs leren het dan maar half.

En juist de eerste weken zijn belangrijk. Vindt een monteur op de klus niet snel wat hij zoekt? Dan belt hij toch weer een collega. Als je wilt dat hij de app blijft gebruiken, maak dan in die weken tijd voor zijn vragen.

Deze winter komt er nog iets bij. Op 26 oktober is de overheid begonnen met de campagne ‘Doe de KetelCheck’. Daarin vraagt ze woningeigenaren en vve's om na te gaan wanneer hun cv-ketel voor het laatst onderhoud kreeg van een gecertificeerd bedrijf. Als dat langer dan twee jaar geleden is, vraagt ze om het onderhoud in te halen. Houd in je planning dus rekening met extra aanvragen voor onderhoud.

Niet twee systemen tegelijk

Stap je over naar een nieuw ERP- of werkbonsysteem? Dan moet iedereen al wennen. Kantoor moet anders plannen, monteurs moeten hun werkbonnen anders invullen en er komen vragen over het nieuwe systeem. Met nog een app erbij lopen de twee door elkaar. En als er iets misgaat, weet niemand meer waar het aan ligt.

Laat het nieuwe systeem dus eerst goed draaien. Dat merk je als de werkbonnen weer op tijd binnenkomen en kantoor er niet meer elke dag over gebeld wordt. Daarna is de volgende app aan de beurt.

Als de nieuwe app losstaat van je werkbonnen, zit die de overstap minder in de weg. Denk aan een app waarin de monteur alleen iets opzoekt. Maar het zijn wel dezelfde mensen die moeten leren. Laat in de weken van de overstap dus hooguit een paar monteurs proberen. De rest volgt als het ERP draait.

Wat je in de drukte wél kunt doen

Kiezen en voorbereiden kost vooral tijd van jou en kantoor, niet van de monteurs op de klus. Dit kan in de winter al:

• Kiezen. Bekijk een paar apps en hak de knoop door. Daar heb je geen rustige maand voor nodig. Trek er wel een paar uur voor uit.
• Verzamelen. Zet je werkinstructies, procedures en de tips van je ervaren monteurs bij elkaar. Maak ook een lijst van de merken en typen waar je monteurs het vaakst aan werken.
• Opschrijven. Noteer in de drukke weken welke vragen steeds terugkomen en wie daarvoor gebeld wordt. Dan weet je waar je in het voorjaar mee begint.
• Proberen. Laat twee monteurs die er zin in hebben de app op hun eigen klussen gebruiken. Neem er een bij die jou vaak belt. Dan merk je zelf of je minder gebeld wordt. En in het voorjaar vertellen ze je wat werkt en wat niet.
• Plannen. Zet de startdatum nu in de agenda en vertel het team wanneer het begint.

Je werkinstructies en procedures kunnen al in Manuel staan voordat de monteurs beginnen. Met je lijst van merken en typen controleren we of de handleidingen van die toestellen erin zitten. Wat ontbreekt, vullen we aan voordat de eerste monteur inlogt. De uitleg aan monteurs en kantoor geven we zelf, online of op locatie. Tijdens die uitleg stelt elke monteur al zijn eerste echte vraag. Wat je in de winter verzamelt, ligt dan klaar voor de start.

Veelgestelde vragen