Service & operatie · 9 november 2026 · 4 min leestijd

Winterdrukte: zo bereid je storingsdienst en kantoor voor op het stookseizoen

Door Hakan Oz, Head of Marketing/Operations

Als het kouder wordt, gaat de telefoon vaker en wordt je ervaren monteur de hele dag gebeld. Dit jaar komt de KetelCheck van de overheid erbij. Zo maak je storingsdienst, kantoor en monteurs in zes stappen klaar voor het stookseizoen.

Kort antwoord: bereid je serviceteam nu voor op de winter, voordat het koud wordt. Plan het onderhoud in, rooster de storingsdienst in en vul de bus met wat je vorige winter het vaakst nodig had. Laat kantoor eerst uitvragen wat er aan de hand is en zeggen wat de klant zelf kan doen. Met Manuel zoeken kantoor en junioren zelf op wat de handleiding zegt, met de pagina erbij. Zo wordt de ervaren monteur niet de hele dag gebeld.

Waarom het in de winter vastloopt

Als het kouder wordt, gaat overal de verwarming weer aan. De telefoon gaat vaker. Weet kantoor het niet? Dan gaat er toch een monteur langs. Soms rijdt hij voor niks. Ondertussen wordt je ervaren monteur de hele dag gebeld door collega's die er zelf niet uitkomen.

Een deel van die telefoontjes zie je aankomen. Volgens Nefit Bosch worden radiatoren na een paar maanden stilstand vaak maar half warm of borrelen ze. Dan zit er lucht in de leidingen. Dat kan kantoor zelf afhandelen, als het weet wat het moet vragen.

Dit jaar komt er iets bij. Op 26 oktober is de overheidscampagne ‘Doe de KetelCheck’ gestart. Die vraagt woningeigenaren en vve's om te kijken of hun cv-ketel de afgelopen twee jaar is onderhouden door een gecertificeerd bedrijf. De sticker op de ketel laat zien wanneer dat was en door welk bedrijf. Staat er geen sticker op, of weet de klant het niet? Dan raadt de campagne aan om meteen een afspraak te maken. Reken dus juist nu op extra aanvragen voor onderhoud.

Het plan in zes stappen

1. Onderhoud eerst: Plan nu het onderhoud in dat nog openstaat, niet midden in de winter. Begin bij klanten van wie het laatste onderhoud meer dan twee jaar geleden is. Houd in de planning elke dag ruimte vrij voor storingen. Een lucht-waterwarmtepomp laat je volgens Daikin vóór de winter nakijken.
2. Storingsdienst: Leg nu vast wie storingsdienst draait, wie achterwacht is en wie na werktijd de telefoon opneemt. Spreek ook af wat de storingsmonteur doet als hij 's avonds bij een toestel staat dat hij niet kent. Eerst zoekt hij zelf in de handleiding van dat toestel. Pas daarna belt hij de achterwacht. Dan hoeft niemand dat uit te zoeken als het voor het eerst vriest.
3. Bus vullen: Kijk in je werkbonnen van vorige winter welke onderdelen het vaakst nodig waren. Staat dat er niet goed in? Kijk dan wat je vorige winter het meest bij de groothandel hebt besteld. Leg die onderdelen in de bus, zodat de monteur niet de volgende dag terug moet.
4. Kantoor vraagt uit: Kantoor vraagt eerst naar merk, type, code en wat de klant al heeft geprobeerd. Pas daarna besluit je of er een monteur langs moet.
5. Klant vooraf: Mail klanten wat ze zelf kunnen doen, voordat het koud wordt. Denk aan ontluchten, de waterdruk controleren en de buitenunit van de warmtepomp vrijhouden van bladeren en sneeuw. De Rijksoverheid raadt daarnaast een CO-melder aan.
6. Junioren: Spreek af waar junioren eerst zoeken, voordat ze de ervaren monteur bellen. Met Manuel scannen ze het typeplaatje en stellen ze hun vraag. Het antwoord komt uit de handleiding, met de pagina erbij.

Begin bij je eigen werkbonnen

Je eigen werkbonnen zeggen meer dan een algemene lijst. Zet de storingen van vorige winter op een rij: welk merk, welk type, welke code en welk onderdeel. Kijk ook hoe vaak er iemand terug moest. Dan zie je welke onderdelen in elke bus horen en welke toestellen je nog wilt zien voordat het koud wordt.

Sommige ketels helpen mee. Een Remeha Calenta Ace laat bij een servicemelding op het display zien welke serviceset (A, B of C) nodig is. Dan weet je vooraf welke onderdelen de monteur meeneemt.

Wat kantoor aan de telefoon al kan

Veel tijd win je aan de telefoon. Met merk, type en code kan kantoor vaak al zeggen wat de klant zelf kan doen. Nefit Bosch laat de bewoner zelf ontluchten en daarna zo nodig bijvullen tot tussen 1,5 en 2 bar. Heeft de klant een Remeha Calenta Ace en moet hij vaker dan twee keer per jaar bijvullen? Dan is dat volgens de handleiding een reden om de installateur te bellen. Ziet de klant op een koude dag damp uit de buitenunit van de warmtepomp komen? Volgens Vaillant is dat bij de aroTHERM plus de ontdooicyclus. Dat is normaal en na een paar minuten voorbij. Voor zo'n vraag hoeft er geen monteur langs.

Veelgestelde vragen