Veel installatiebedrijven verwachten bij AI hetzelfde als bij een ERP-traject: maandenlange pilots, IT-uren en stuurgroepen. Bij Manuel werkt het anders. In de derde Manuel-webinar laten medeoprichter Boris van Ast en Niels — medeoprichter en monteur-succesmanager — stap voor stap zien hoe een implementatie eruitziet en hoe wij je daarin ontzorgen.

Voor wie is deze blog?

‍Voor eigenaren en projectleiders van installatiebedrijven die overwegen om met Manuel te starten en willen weten wat de implementatie precies inhoudt: welke stappen, hoeveel tijd, en wat je zelf moet aanleveren.

▶  Bekijk de webinar. Liever kijken dan lezen? Hieronder zie je de volledige sessie met Boris en Niels (ca. 25 min). De blog eronder vat alles samen.

IN HET KORT

• Manuel is een losstaande app: geen ERP-integratie, geen IT-uren, geen stuurgroepen.
• Eén vast contactpersoon binnen jouw bedrijf, en Niels als begeleider vanuit Manuel.
• Een fysieke kick-off kan vaak al binnen twee weken.
• Wij nemen het voorwerk uit handen; jij levert een paar bestanden aan.

Waarom een implementatie bij Manuel geen maandenlang traject is

Een ERP-systeem zit verweven in je hele werkproces. Het omzetten daarvan betekent dat je veel tegelijk verandert, met alle complexiteit van dien. Manuel is een losstaande applicatie. Daardoor is het snel te implementeren, zonder dat je organisatie stilstaat: het werk loopt door, terwijl wij op de achtergrond steeds meer op orde brengen.

Er zijn geen IT-uren nodig, want bij ons is alles al af. Geen stuurgroepen, werkgroepen of eindeloze overleggen. Eén persoon binnen je bedrijf is aanspreekpunt, en daar heeft Niels contact mee.

Het traject in zes fases

Als we samen aan de slag gaan, doorlopen we zes fases. Hieronder lopen we ze langs.

Fase 1  Intake

We maken kort kennis en bepalen de doelen: wat wil je met Manuel bereiken, en welke monteurs gaan het zeker gebruiken? Heb je bijvoorbeeld veel junioren, dan noteren we wie dat zijn, zodat we het gebruik kunnen volgen. We leggen een startdatum voor de kick-off vast en bespreken wat je kunt voorbereiden. In de praktijk is dit één online afspraak van ongeveer een uur.

Fase 2  Voorbereiding (ongeveer een week)

Met de informatie uit de intake richten wij Manuel in. Dat doen we op vier punten:

• Dekkingsscan. Op basis van een export uit je beheersysteem (Syntess, 4PS, enzovoort) met al je assets — cv-ketels, warmtepompen, wtw’s, airco’s — kijken we welke documentatie al in Manuel zit. Staat er bijvoorbeeld 80% in, dan voegen wij de overige 20% toe.
• Eigen documentatie. Garantievoorwaarden, servicevoorwaarden, NEN-normen en handouts uit je SharePoint of OneDrive maken we doorzoekbaar, zodat monteurs er vragen over kunnen stellen.
• Werkbonnen. In je opgeloste klussen zit veel vakkennis. De waardevolle werkbonnen zetten we om in tips bij specifieke storingen — als een soort sticky notes met de kennis die je bedrijf door de jaren heeft opgebouwd.
• Accounts. We maken alle gebruikersaccounts en de adminomgeving klaar, zodat iedereen op de startdag kan inloggen en jij je team kunt beheren.

Fase 3  Kick-off op locatie

De kick-off doen we bewust fysiek, met alle monteurs erbij. Niels staat zelf regelmatig in het veld en laat praktijkvoorbeelden zien: hoe hij en andere monteurs Manuel gebruiken. Hij helpt iedereen één op één met inloggen, geeft een rondleiding langs alle functies, en laat de monteurs een paar casussen zelf oplossen met Manuel.

Monteurs zijn geen marketeers, dus dat beetje begeleiding — de privacyverklaring goedkeuren, een account aanmaken, de eerste klus oplossen — maakt het verschil. Aan het eind heeft iedereen de app en heeft iedereen z’n eerste vraag beantwoord gekregen.

“Dit is de enige app die je mag gebruiken, en er zitten geen verplichtingen aan. Het zegt je niet wat je moet doen — je vindt de boekjes gewoon op één plek terug.” — Boris van Ast, medeoprichter Manuel

Dat fysieke moment helpt ook bij het verandermanagement: het haalt de twijfel weg bij wie sceptisch is, en betrekt iedereen vanaf het begin.

Fase 4  Eerste check-in (na de eerste maand)

Na een maand maakt Niels een gebruiksrapport. Samen kijken we wie Manuel goed gebruikt en wie nog niet. Die stille gebruikers brengen we in beeld, zodat je het gesprek met ze kunt aangaan. Kleine drempels pakken we aan, en wensen vanuit de monteurs — bijvoorbeeld extra data die ze graag toegevoegd willen zien — voeren we door.

Fase 5  Tweede check-in

We kijken welke vragen Manuel heeft opgelost en over welke modellen en merken die gingen. Dat geeft inzicht in waar de kennisbehoefte zit: zie je veel vragen over een bepaald merk, dan kun je daar gericht een training op inzetten. We benoemen dat op teamniveau, niet per individuele monteur. Ook zien we wie de kampioenen zijn — die gaan we aanmoedigen om hun ervaring met de rest te delen.

Fase 6  Na een half jaar

We kijken opnieuw door de data: wat heeft Manuel concreet opgeleverd? Denk aan cijfers op first-time-fix en op de inwerktijd van junioren. We bespreken welke volgende stappen bij je organisatie passen — Manuel ontwikkelt continu door — en hoe je het zelf goed blijft onderhouden in het jaar erna.

Wat lever jij aan, en wat doen wij?

Jouw kant blijft klein. We hebben nodig:

• Een lijst met monteurs: naam, e-mail, rol en telefoonnummer.
• Je eigen documentatie uit SharePoint of OneDrive.
• Een export van de werkbonnen.
• Een assetlijst, zodat we kunnen checken of alle relevante documentatie in Manuel zit.

De rest nemen wij volledig uit handen: de dekkingsscan, het aanmaken van accounts en documentatie, de mappenstructuur, de kick-off, de training en de begeleiding. Juist die begeleiding is belangrijk om het maximale uit de investering te halen.

“Eén e-mail met de juiste informatie, en wij gaan aan de slag.” — Niels, medeoprichter & monteur-succesmanager

Hoeveel tijd kost het?

Weinig, gemeten aan wat het oplevert. De intake is ongeveer een uur online, en de kick-off op locatie nog eens ongeveer een uur. Lever je snel de informatie aan, dan kan de fysieke kick-off vaak al binnen twee weken plaatsvinden. Hoe vlot het gaat, hangt vooral af van hoe snel jullie de gegevens aanleveren.

Twee vormen van onboarding

Je kunt op twee manieren starten:

• Vliegende start. De aftrap, planning, voorbereiding, training en het opstarten met onze support — fysiek op locatie, zonder de maandelijkse vervolgafspraken.
• Volledige adoptie. Alles uit de vliegende start, plus de doorlopende check-ins en impactanalyse. Niels loopt ook een halve dag mee met een monteur in het veld, om één persoon echt thuis te maken in alle functies. Die neemt z’n kennis daarna mee terug naar het team.

En na de start zijn we zeven dagen per week bereikbaar. Je zou kunnen zeggen dat ook wij gewoon storingsdienst hebben.

KLAAR OM LIVE TE GAAN?

Zo zet je de eerste stap

Wil je zien hoe dit voor jouw bedrijf eruitziet, dan plan je eenvoudig een demo of onboarding in. Vragen kun je altijd stellen via de live chat op de site — dat is geen AI, dat zijn wij gewoon.

Een demo of onboarding plannen kan via manuel.chat.

‍